загрузка...

5 кроків, які допоможуть прибрати фінансовий бардак у бізнесі

Влад Анисимов

Три із чотирьох стартапів закриваються. З них 30% – тому що власник та фінансовий менеджер не впоралися з управлінням фінансами (Startup Genome Report).

Разом з Альоною Мисько, куратором програми PRODIGY FINANCE, підготували інструкцію: як керівникам та власникам бізнесу впоратися з хаосом у фінансах.

Що таке фінансовий хаос: як себе перевірити

Здається, що у фінансах складно розібратися: незрозуміло, з чого почати; які дані та як збирати; нудно зводити всі цифри вручну. Саме так думають багато CEO та власників бізнесу. У результаті керівник береться за фінанси, коли ситуація стала зовсім поганою: немає коштів на зарплату співробітникам, з’явилися борги перед партнерами, банк натякає, що ось-ось почне забирати майно. До цього моменту всі питання та проблеми вирішує фінансист та бухгалтер, а CEO приймає рішення інтуїтивно.

Як зрозуміти, що у вашій системі обліку щось не так

Перевірте себе за цим чек-листом. Чим більше пунктів збігається, тим тривожніша ситуація для вашого бізнесу. Варто переходити до змін: налагоджувати облік, усувати помилки, контролювати показники та орієнтуватися на них, щоб бізнес розвивався.

1Бухгалтер фіксує не всі перекази коштів. У звітності не зафіксовано надходження чи витрати.
2У вас немає платіжного календаря на тиждень та місяць. Ви платите, коли вже виставлено рахунок та інтуїтивно розставляєте пріоритети щодо оплати. 
3Періодично виникають касові розриви: ви не можете розрахуватися вчасно зі співробітниками, партнерами, сплатити за оренду офісу або заплатити постачальникам.
4Прибутком свого бізнесу рахуєте гроші на рахунку, які залишилися наприкінці місяця після всіх витрат.
5Не робите прогнози щодо фінансів або вони не збуваються. Плани не спрацьовують, команда втрачає мотивацію.
6Витратами вважаєте те, що вже сплатили, а доходами – ті гроші, які надійшли на рахунок. 
7Формуючи ціну товарів та послуг, ви спираєтеся лише на ринок і конкурентів. Не зважаєте на всі витрати на виробництво: компоненти, логістику, час співробітників. 
8Вся звітність вашої компанії розкидана за різними таблицями, системами та сервісами. Доводиться вручну збирати всі дані в одному місці, щоб вивести основні показники.
9Ви не знаєте реальної прибутковості компанії за місяцями, темпами зростання.  
10Не розумієте, яку частину прибутку можна взяти з бізнесу, які можуть бути ризики, на що це вплине. 

Якщо хоч би два пункти стосуються вас, придивіться до інструкції нижче. Це п’ять кроків, які повинні вивести вас із групи «Бізнес якось існує»  до групи «Зрозуміло, як працювати та рости».

Крок 1. Заберіть зайве та впровадьте сучасні інструменти для обліку

Коли у вас немає бухгалтерії, контролю грошей, обліку всіх переказів, решта кроків не має сенсу. Альона Мисько радить перейти з десятків різних Excel-таблиць до фінансових програм чи хоча б пов’язати всі таблиці між собою.

Головне: звести всі джерела переказів, розрахунків в одну систему та синхронізувати.

Можна використовувати послуги Xero, Zoho Books, Finmap або подібні. В програмах є різні інтеграції та доповнення для аналітики, продажів, маркетингу. Наприклад, якщо у вас маркетинг-агентство чи юридична компанія, можна доповнити Xero розширенням WorkflowMax. У ньому є трекер часу, витраченого на завдання або проект. Так ви одразу побачите, скільки грошей іде на оплату співробітників, і зможете визначити проблемні місця. Поліпшити бізнес-процеси, щоб зменшити собівартість, підвищити кваліфікацію співробітників, перерахувати вартість послуг.

Переваги подібних сервісів:

  1. Розраховані на управлінський облік: в них одразу закладені головні звіти для керівника та CEO: P&L (звіт про прибутки та збитки), Cash Flow (звіт про рух грошових коштів), Баланс.
  2. Автоматизовані: підтягують дані з вашої CRM, обліку складу та виробництва, сайту. Наприклад: клієнт сплатив за доставку суші на вашому сайті. Ці дані синхронізувалися з сервісом, відбилися в транзакціях, змінили показники P&L, Cash Flow, Балансу.
  3. Інтуїтивно зрозумілі — перші кілька місяців ви, ваш бухгалтер і фінансист звикатимуть, але потім знизиться і кількість помилок, і кількість головного болю від звітів. Сервіс сам генеруватиме ключові показники з усіх даних про ваші фінанси.

Крок 2. Плануйте своє зростання та фінанси

Без плану ваша компанія або розвивається хаотично, або планує провал.

Як скласти план

  1. Проведіть стратегічну сесію з командою, щоб визначити довгострокові та короткострокові цілі. Наприклад: вийти на оборот $1 млн до 2023 року, залучити 50 нових клієнтів до кінця 2022 року.
  2. Складіть дорожню карту розвитку: що саме і хто в компанії робитиме кожен місяць, щоб прийти до цих цілей. Наприклад: запустити мобільний додаток у серпні, збільшити в 1.5 рази кількість заявок із сайту та таргетованої реклами у вересні, взяти участь у виставці девелоперів у жовтні.
  3. Сплануйте прогноз продажу за декількома сценаріями: песимістичний, оптимальний, оптимістичний. Вкажіть, які фактори та як саме впливатимуть на це: маркетинг, продаж, PR, активність на заходах.
  4. Пропишіть витратну частину бізнесу: які витрати будуть постійними, що зростатиме разом зі зростанням доходу. Наприклад: ви займаєтеся консалтингом, розробляєте бізнес-плани та супроводжуєте стартапи. Серед послуг є розробка сайтів, які роблять партнери. Зі зростанням доходу шляхом цих продажів зростатимуть і витрати — %, який отримує підрядник.
  5. Закладайте до бюджету щонайменше 10% на непередбачені витрати. Згодом ви зрозумієте, як цю суму коригувати: зменшувати чи збільшувати залежно від показників.
  6. Плануйте доходи та витрати не лише на місяць, квартал, рік, а й на тиждень. Це допомагає запобігти касовим розривам.

Крок 3. Аналізуйте

Порядок у фінансах потрібен, щоб правильно аналізувати показники та приймати рішення. P&L, Cash Flow та Баланс – ваш орієнтир, коли щось йде не так. Наприклад, у певні дні кількість та сума продажів просідають. Якщо відстежувати це у фінансовій звітності, можна визначити, що проблема у рекламі, трафіку чи конкретному менеджері, який працює саме у ці дні.

CEO та керівнику потрібно стежити за головними показниками щодня, щотижня, щомісяця.

На що саме дивитися у фінансових показниках і як часто

ЩодняЩотижняЩомісяця
Кількість та сума продажівПлан/факт надходжень та витрат за тижденьCash Flow — скільки коштів отримали, витратили та скільки залишилося на рахунку
Фактичні оплати від клієнтівПлан оплати та надходжень на наступний тижденьАналіз кредиторської та дебіторської заборгованості: що ви повинні (розрахуватися з постачальниками, оплатити оренду), а що повинні вам: оплати від клієнтів, повернення від підрядника
Залишок коштів на рахункахЧи вистачає грошей на всі витрати: на зарплату, оренду, каву та смаколики, закупівлю у постачальниківАналіз прибутковості компанії та окремих проектів
Завантаженість команди: наскільки відхиляється від плану, яких працівників не вистачає, а хто не завантажений і на половину, але одержує повну зарплату
План на наступний місяць: чи потрібно вносити зміни з огляду на показники
Скільки грошей потрібно залишити у бізнесі, скільки безпечно можна забрати

Крок 4. Рахуйте все

Щоб оптимізувати витрати, правильно прорахувати витрати на продукт та сформувати правильну ціну, треба рахувати все, що можливо.

Як правильно розрахувати витрати на продукт чи послугу та вивести собівартість.

Наприклад, якщо ви працюєте у сфері послуг, вам потрібно визначити:

  1. Скільки компанії обходиться кожен фахівець — зарплата за місяць.
  2. Додаткові витрати на утримання кожного працівника: робочий ноутбук, місце в коворкінгу, печиво, кава, абонемент на обіди.
  3. Скільки триває відпустка працівників – скільки неробочих днів потрібно покрити коштом компанії.
  4. Наскільки завантажені співробітники у % чи проектах: мінімальна, максимальна, середня цифра за останні кілька місяців.
  5. Скільки коштує година робочого часу кожного співробітника залежно від завантаженості.
  6. На яку прибутковість ви бажаєте вивести компанію.
  7. За якою вартістю ви пропонуєте годину робочого часу спеціаліста чи команди.

Крок 5. Виймайте гроші з бізнесу правильно

Поширена помилка – змішувати особисті гроші із коштами компанії. Керівник приходить до бухгалтерії та каже: «Таня, видай мені з каси 25 000 грн». Потім виявляється, що цієї суми не вистачило на оплату послуг з маркетингу на аутсорсі. Рекламна кампанія зупинилася, у відділу продажів не вистачає заявок, продажі впали.

Щоб уникнути проблем зі змішуванням особистих грошей та коштів компанії:

  • користуйтеся особистим рахунком;
  • якщо займаєтеся операційною діяльністю, призначте собі зарплату та фіксуйте її у своїй фінансовій системі: посада – CEO, зарплата – 40 000 грн;

Якщо ви не займаєтеся операційною діяльністю і не призначаєте собі зарплату, ви просто розподіляєте дивіденди.

Як правильно розподілити дивіденди:

  1. Визначити реальний прибуток наприкінці місяця. Для цього потрібно звести P&L, Cash Flow та Баланс або використовувати сервіси з вбудованою аналітикою на зразок Finmap, Zoho Books, Xero.
  2. Чи не забирати весь прибуток собі — залишати кошти на покриття операційних витрат: оренду офісу, комунальні послуги, зарплату працівників, закупівлю сировини.
  3. Відкладати на резерв хоча б 10% — у майбутньому можна змінити цю суму залежно від показників за останні 6-12 місяців.

Намагайтеся побудувати реалістичний план, як це впровадити у своєму бізнесі. Почніть з першого кроку – виберіть систему для фінансового обліку, навчіть співробітників роботі з нею. Далі на кожен крок знадобиться 1-2 місяці. Згодом фінанси менше лякатимуть. Управлінський облік та головні показники допомагатимуть вам керувати бізнесом: зростати у прибутку, рідше вкладати свої гроші в бізнес або брати кредити, безпечно розподіляти дивіденди.

Команда: Влад Анісімов/ Автор, головний редактор; Антон Синиця/Ілюстратор.

Читайте также
Подписаться
Увага! Російський військовий корабель. Ти сам все знаєш 🚢
This is default text for notification bar