Как организовать удаленную работу: трудности и решения, принципы, инструменты и фишки руководителей

Еще в начале 2020 года удаленная работа была чем-то из мира фрилансеров и IT. А сегодня уже никого не удивишь целыми онлайн-офисами в абсолютно разных нишах, например, в банковской или аграрной сфере. Как организовать работу сотрудников и подрядчиков в домашнем режиме без потери продуктивности и результатов, рассказываем в этой статье.

Трудности удаленки и как руководителю их решить

Часто руководители боятся работать с удаленными сотрудниками и подрядчиками, потому что не знают, чего ожидать и как организовать продуктивную работу. Мы собрали трудности, которые могут возникнуть на удаленке, и способы их решения. 

1. Нарушается коммуникация

В личном общении тоже может возникнуть недопонимание, но постановка задач в чатах — благоприятная почва для “не понял / не увидел / не дошло сообщение” и других ситуаций, затрудняющих коммуникацию.

Как решить:

Выберите единый канал связи.

Когда команда общается одновременно в Telegram, Skype и в Facebook, что-то обязательно потеряется, забудется и выпадет из внимания. Перенесите все общение в одно место.

Просите обратную связь по задаче.

Вы можете забыть что-то сказать, сообщение может не дойти или просто потеряться в потоке. Поэтому попросите сотрудника написать, как он понял свои задачи. Если видите, что что-то упущено, проговорите это еще раз и снова попросите подтвердить, что вы услышали и поняли друг друга.

Установите правила общения в чатах.

Например, обязательно отмечать того, к кому обращаешься, добавлять тематические теги к сообщениям, общаться на отвлеченные темы только после 19.00. Если у вас есть сотрудники или подрядчики, живущие в других часовых поясах, обсудите время общения с ними отдельно.

Договоритесь о времени ответов.

Постоянно прилетающие в чат сообщения отвлекают. Поэтому установите заранее, когда ответ может подождать, а когда сотрудникам нужно быть на связи здесь и сейчас. Например, в обычном режиме отвечать в чате можно 1 раз в час, однако во время запуска рекламной кампании клиента нужно быть на связи и реагировать на сообщения сразу же.

2. Страдает организованность сотрудников

Не все могут самостоятельно организовать свою работу в условиях, когда чай, сериалы и семья ближе, чем обычно. Соответственно, выполнение задач может затягиваться, а достижение целей отодвигаться все дальше.

Как решить:

Ставить конкретные задачи с дедлайнами.

Не “В ближайшее время нам нужно подготовить договор поставки для нашего партнера N”, а “Иван, подготовь договор поставки для нашего партнера N на завтра, до 16.00”. Не “Подумайте, как нам привлечь новых клиентов”, а “От каждого из вас жду по 3 идеи, как нам привлечь новых клиентов, до 14.00 пятницы. В 15.00 встречаемся в Zoom, обсудим все идеи и наметим план действий”.

Фиксировать все задачи в одном месте и отмечать выполнение.

Это может быть закрепленное сообщение со списком дел в чате, в котором постепенно вы будете отмечать сделанное плюсами. Планировщик дел, вроде Ticktick или Trello. Приложение для управления проектами, например, Asana. Важно установить единую систему ведения учета задач, чтобы не возникало путаницы и ничего не терялось.

Обсуждать задачи и отчитываться о выполнении в установленное время.

Команда может делать это ежедневно или раз в несколько дней / раз в неделю. Например, в понедельник в общий чат каждый пишет, какие задачи он выполняет в течение недели с дедлайнами, а в пятницу в конце рабочего дня подводит итоги, что сделано, а что нет (и почему).

Предложить каждому придумать для себя ритуалы, настраивающие на работу.

Например, переодеваться в деловой костюм. Или заваривать кофе и слушать бодрящую музыку. Переписать свой список задач на день в блокнот, чтобы потом с удовольствием их вычеркивать.

3. Снижается лояльность и вовлеченность

Когда специалист работает из дома и не видит коллег, сложно ощущать командный дух и причастность к работе целой компании. Все сужается до ежедневных задач. В результате падает и вовлеченность сотрудника в работу, и лояльность к компании.

Как решить:

Общий чат

Даже если у вас для каждого проекта или департамента есть свой чат, соберите всю команду в одном месте. И стимулируйте общение там, либо поручите это вашему HR. Заведите традиции чата, например, обязательно желать всем хорошего дня с утра или делиться прочитанными книгами, классными фильмами, полезными статьями. Руководителю стоит писать про общие результаты работы, достижения, трудности, цели. Это поможет каждому сотруднику быть в курсе, что происходит в компании и чувствовать поддержку руководителя.

Созвоны всей командой

Если сотрудников много, обычно созвоны проходят в рамках департаментов или проектной работы. Но важно проводить и общие созвоны всей команды, вместе обсуждать планы, цели и процесс движения к ним. Следите только, чтобы эти коллы не были похожи на скучные совещания, такое не прибавит лояльности и вовлеченности вашим сотрудникам. А вот созвон о задачах на месяц, куда каждый приходит со своим домашним питомцем (или кактусом, если нет животных), пройдет гораздо теплее и станет поводом для сториз в соцсетях ваших сотрудников (а это +10 к корпоративной культуре).

Совместные активности

Онлайн-вечеринки, чтение одной книги всем коллективом с обсуждением после, совместный просмотр кино, общие домашние тренировки, челленджи — все это объединяет. Например, запустите 100 дней счастья, когда каждый из команды ежедневно в общем чате делится одним приятным событием дня: приготовил вкусный пирог, порадовался отличной оценке ребенка, видел красивый закат — что угодно.

Геймификация

Можно просто ставить задачи, а можно превратить это в игровой процесс с баллами, бонусами и штрафами за провал задания. Например, дизайнер прислал макет вовремя — +5 баллов. Прислал на день раньше — дополнительно +3 балла. Провалил срок — баллы отнимаются. Кто в команде за неделю набрал больше всего баллов, следующие 7 дней носит звание Светлейшего повелителя продуктивности.

Корпоративная культура

Удаленным командам важна сильная корпоративная культура. Особенно внутренние ее элементы: миссия, общие цели, принципы работы. В другой статье мы уже рассказывали подробно о корпоративной культуре и том, как внедрить ее в компании.

4. Возникает угроза безопасности данных

Возможно, вам придется открыть доступы к каким-то данным для удаленных сотрудников. И появится вероятность, что кто-то может выложить закрытую информацию в общий доступ, специально или случайно.

Как решить:

Установите правила использования информации.

Что можно скопировать себе на ноутбук, а что нет. Какие файлы можно публиковать либо пересылать, а какие запрещено. Как устанавливаются и меняются пароли, кому можно их передавать. Другие правила, в зависимости от вашей ниши и информации, которую вы даете сотрудникам.

NDA

Заключите договора о неразглашении с сотрудниками, которые имеют доступ к закрытой информации. Зафиксируйте правила ее использования и штрафные санкции за нарушение этих правил.

Не открывайте доступ всем ко всему

Каждому сотруднику давайте доступ только к той информации, которая нужна ему для работы. Так вы снизите вероятность, что кто-то что-то удалит, повредит или распространит. Например, вашему копирайтеру вряд ли нужен доступ к бухгалтерским документам. То же правило касается подрядчиков. Давайте им доступ лишь к той информации, которая нужна для выполнения их задач.

5. Развитие команды замедляется

На удаленке легко расслабиться и погрузиться в рутину. А отсутствие развития не только снижает качество работы, но и может привести к выгоранию сотрудников. Они просто перестанут видеть смысл в том, чем занимаются.

Как решить:

Общее обучение

Лекции, онлайн-курсы, мастер-классы, практикумы. Как профессиональные (например, лекция по практическому применению изменений в законодательстве для юристов), так и общие (например, курс бизнес-английского).

Созвоны для обмена опытом

Вы можете организовать общие созвоны или конференции внутри департаментов, где каждый сотрудник сможет поделиться своим опытом решения той или иной рабочей ситуации. Таким образом другие получат опыт, как действовать в аналогичных задачах, и не повторят ошибок.

Мастер-классы от сотрудников

Например, ваш HR может провести практикум по организации времени и научить команду работать продуктивно, не допуская выгорания. А менеджер по продажам — мастер-класс по ведению переговоров, чтобы помочь другим сотрудникам выстроить коммуникацию между собой и с клиентами.

Что поможет организовать удаленную работу

1. Чек-листы, правила и инструкции.

Например, правила общения в чатах и во время командных созвонов. Чек-лист проверки готовности рекламной кампании. Инструкция по постановке задачи в Asana. Все процессы и задачи, которые повторяются регулярно, стоит описать и стандартизировать. Это упростит работу сотрудников, сэкономит время и облегчит задачу новичкам и подрядчикам, ведь они будут понимать, чего вы ждете и как работаете.

Правила общения в Telegram-чатах 

2. Общая система, где вы храните всю информацию.

В идеале, чтобы вы могли ставить задачи и прикреплять нужную для их выполнения  информацию в одном сервисе. И не забудьте про единые правила работы в системе. Иначе каждый будет называть документы по-разному и описывать задачи, как хочет. В итоге будет сложно во всем разобраться.

3. Каталог информации и документов.

Если у вас много разных папок и ссылок, где хранятся данные, заведите один документ (например, Google Документ или Google Таблицу), где соберете, разделите по категориям и подпишете все-все ссылки. Чтобы в чате не возникало вопросов: “А где найти?”.

4. Чаты

Вам обязательно нужен общий чат, а также чаты по проектам или по департаментам. И обязательно установите правила общения в них. Пример таких правил есть в этой статье выше.

5. Периодические созвоны

Установите периодичность и поводы для созвонов всей команды, а также коллов внутри проектов или отделов. Также договоритесь о правилах личных звонков коллегам. В каких случаях можно позвонить (обычно это экстренные ситуации), а когда лучше написать сообщение.

Встречи и коллы можно контролировать через Google Календарь. Достаточно подписаться на календари руководителя и коллег, с которыми вы общаетесь, чтобы видеть из график и не поставить случайно 2 созвона в одно время.

Обязательно фиксируйте итоги созвонов в чат. Например, что поставили такие-то задачи, запланировали обучение, перенесли обсуждение какого-то вопроса. Это поможет не потерять информацию, а также донести тезисы созвона тем, кто по каким-то причинам отсутствовал.

Какие инструменты вам помогут

1. Сервисы для связи: Telegram, Skype, Slack, Discord. Лучше не создавать общий чат в соцсетях, потому что велик соблазн пойти полистать ленту.

2. Сервисы для звонков: Google Meet, Skype, Zoom, GoToMeeting.

3. Облачные хранилища информации: Google Диск, Dropbox, OneDrive, Mega.

4. Сервисы для постановки задач и организации работы:

• Asana. Позволяет структурировать и планировать задачи, назначать ответственных, прикреплять документы. Бесплатна для команд до 15 человек.
• Trello. Удобно создавать доски с задачами и отслеживать прогресс выполнения: что в работе, что на проверке, какие задачи завершены, а какие зависли. Также можно прикреплять файлы, комментировать, отмечать ответственных. 
• Notion. Тут также можно создавать доски с задачами, списки и даже отдельные заметки. Прикреплять файлы, ставить дедлайны и назначать ответственных. Подойдет тем, кто любит гибкие настройки.
• TickTick (или аналог —  Todoist). Помогает составлять и структурировать списки дел. Можно назначать ответственных, добавлять комментарии к задачам, ставить подзадачи, прикреплять файлы. В бесплатной версии ограничено количество задач. 

5. Сервисы учета рабочего времени (помогают отслеживать, сколько времени у сотрудников занимает выполнение задач): Timely, Toggl, Yaware.TimeTracker.

6. Сервисы для работы с документами онлайн: Офисный пакет Google, Office 365, Quip.

Принципы руководителя удаленной команды

1. Договариваться обо всем на старте

Неважно, принимаете вы нового сотрудника или подрядчика либо переводите уже существующую команду на удаленку, обсудите порядок работы сразу:

• Есть ли у вас фиксированное рабочее время или можно работать по своему графику. Например, сотрудникам нужно быть на связи с 10.00 до 19.00, однако в течение дня можно отлучаться по своим делам, предварительно предупредив всех в общем чате. 
• Будут ли систематические планерки / совещания / стратегические сессии. К примеру, каждый четверг в 18.30 вы созваниваетесь на 30 минут в Zoom, чтобы обсудить текущие дела и поставить задачи на следующую неделю. А 28 числа каждого месяца у вас большая стратегическая сессия в Zoom на 2-3 часа. 
• Где вы общаетесь. Например, в вашей команде принято общаться в общем чате в Telegram + под каждый проект вы создаете отдельные чаты только с теми специалистами, которые в нем участвуют.
• Куда скидываете все нужные для работы материалы, как отчитываетесь о выполненных задачах. Например, все задачи вы ставите в Trello, материалы и отчеты по проектам прикрепляете туда же. 
• Кому задавать вопросы и кто за что отвечает. К примеру, в каждом отделе есть руководитель и по всем рабочим вопросам нужно обращаться к нему. Когда кто-то заболел или хочет взять отпуск, нужно сообщить об этом бухгалтеру. Если произошел форс-мажор внутри отдела — обращаться к руководителю отдела. Если глобальный — руководителю компании.
• Как действовать в случае изменения обстоятельств или форс-мажора. Например, предстоит важный созвон, а у сотрудника отключили электричество и интернет. В такой ситуации ему нужно позвонить руководителю своего отдела и предупредить.
• Каким образом происходит оплата работы и в каком размере, есть ли штрафы и премии. К примеру, оплату сотрудники получают 2 раза в месяц 5 и 20 числа на свои банковские карты.

2. Доверять и проверять

Если вы обсудили все условия, распределили зоны ответственности и используете инструменты для организации работы, не нужно перегибать с контролем. Ежедневные созвоны по несколько раз будут только отвлекать от задач. Ваши сотрудники взрослые люди и умеют брать на себя ответственность. А если нет — как же вы собираетесь с ними работать?

Однако доверие не означает, что все нужно пустить на самотек. Поставьте контрольные точки и KPI, в которых вы будете фиксировать текущий статус задачи и, по необходимости, что-то корректировать.

Например, вы договариваетесь с вашим контент-менеджером, что каждую неделю в понедельник он присылает вам определенные показатели статистики, вы сравниваете их с установленными KPI и такими образом видите эффективность его работы. Вам не нужно контролировать, когда он пишет посты или обрабатывает фото. Вы экономите и его, и свое время.

3. Наблюдать и быть гибким

Чтобы заметить, какие условия работы нужно пересмотреть, что добавить, а что убрать.

Например, изначально вы договорились о свободном графике работы. Но спустя месяц увидели, что кто-то предпочитает работать в 3 часа ночи, кто-то — в 10 утра, и между собой эти сотрудники никак не могут пересечься. В результате задачи стали растягиваться во времени, коммуникация нарушилась. В таком случае вы понимаете, что эффективнее будет установить единый рабочий график для всех.

Чтобы увидеть изменения в поведении сотрудников.

Например, что один из сотрудников стал долго отвечать в чате или затягивать сроки выполнения задач. В такой ситуации не нужно сразу устраивать разбор полетов. Попробуйте поговорить открыто и узнать, что произошло. Возможно, у человека семейные неурядицы или он болеет, но стесняется сказать. А может, в коллективе произошел конфликт, о котором вы не знаете. В любой ситуации вам, как руководителю, нужно будет принять меры, найти решение и скорректировать работу команды.

Чтобы выявить негласных лидеров и сделать их своими союзниками.

В любой команде есть сотрудники, к которым прислушиваются больше и которые влияют на работу всего коллектива, даже не являясь руководителем. Вам важно заметить таких сотрудников и выстроить с ними личную коммуникацию. Ведь от того, насколько они лояльны к вам и вашим решениям, во многом зависит настроение команды.

Например, формальный руководитель отдела предложит перейти на новый сервис постановки задач и учета рабочего времени. Однако неформальный лидер выскажется против такого решения. Можете не сомневаться, команда начнет критиковать это предложение и саботировать переход на новый сервис. Это повлияет на все рабочие процессы, ведь теперь решения и предложения руководителя будут под сомнением у команды.

Как вам организовать удаленную работу команды в своем бизнесе: чек-лист

1. Продумайте условия работы: рабочее и нерабочее время, выходные, порядок связи с командой, зоны ответственности.

2. Выберите сервисы, которые помогут вам организовать удаленную работу. Важно, чтобы их было не слишком много, иначе все запутаются. Например, используйте один сервис для связи, один для постановки задач и хранения информации.

3. Донесите команде, как вы будете работать. Организационные правила, порядок постановки задач и отчетности, сервисы, в которых вы будете работать и контактировать. Лучше сделать это на общем созвоне + закрепить письменно (чтобы можно было давать эти правила новым сотрудникам и подрядчикам).

4. Создайте инструкции, правила и чек-листы для стандартных задач и передайте их в департаменты, которые отвечают за эти задачи.

5. Разработайте традиции и ритуалы команды. Можно делать это вместе с HR или всей командой. Важно, чтобы они были простыми и с фаном, иначе все это превратится в рутину или вовсе будет вызывать саботаж.

6. Если вы хотите защитить внутреннюю информацию от распространения, продумайте меры безопасности (например, NDA, ограниченные доступы).

7. Запланируйте, как вы будете развивать команду: мастер-классы, онлайн-лекции, книги, курсы. Важно, чтобы сотрудники понимали, зачем все это. Иначе обучение может восприниматься, как бесполезная прихоть руководителя.

8. Наблюдайте за командой и корректируйте правила. Не все решения могут оказаться удачными и зайти команде. Будьте гибкими, прислушивайтесь к своим сотрудникам и тогда удаленка не станет препятствием на пути к вашим целям.

Команда: Евгения Степаненко / Иллюстратор. Влад Анисимов / главный редактор.