Как стать Project-менеджером: кто это, что нужно уметь, как развиваться

Рroject-менеджер – это человек, который контролирует команду, анализирует рынок, планирует работу над созданием продукта, учитывает риски, ведет коммуникацию между заказчиком и командой-исполнителем, оформляет результат в документ, решает конфликты внутри команды и планирует КРІ.

Менеджеры проектов нужны там, где есть команда исполнителей, специалистов, которых нужно направлять и контролировать. Основная задача PM сделать так, чтобы проект случился в рамках: 

• сроков;
• ресурсов;
• бюджета.

Чем занимается РМ каждый день

Аля работает проектным менеджером в стартапе, которому скоро исполнится 3 года. Идея стартапа – собрать в одном месте все городские и частные школы и родителей, которые ищут школу для детей. По сути, такой Тиндер для школ. 

После пробуждения Аля готовит завтрак, и во время утреннего кофе уже проверяет чаты, почту, сообщения и задачи, которые стоят перед ней на сегодня. 

Пока Аля вызывает такси, ей пришло новое письмо от школы 287 – у них какие-то сложности с регистрацией на платформе. Потом пришло сообщение от инвесторов, и они недовольны, что релиз проекта будет в конце августа, а не в мае. На календаре 1 августа. 

Аля уже подъезжает к офису, и ей звонит smm Ксюша, которая увольняется, потому что дизайнер Женя – очень токсичный человек и работать с ним невозможно. С абсолютным спокойствием Аля заходит в офис, и как в голливудском мюзикле порхает между сотрудник, бумаг и компьютеров: успокаивает smm Ксюшу, договаривается о встрече с инвесторами, передает проблему школы 287 разработчикам, и пишет Жене сообщение, что нужно поговорить. На голове Али появился новый седой волос, на часах 9:25. 

И дальше весь рабочий день Али состоит из переговоров с инвесторами, клиентами, сотрудниками, перепроверки бюджета и технической документации, контроля новых задач разработчикам, устранение конфликтов. 

Обед. И все заново, желательно под музыку Вивальди «Времена года. Лето». 

Какие сложности могут быть в работе

РМ Аля отмечает, что в работе Рroject-manager важно быть стрессоустойчивым и максимально ответственным. Когда она только пришла в фирму, у неё не хватало опыта, поэтому она сильно выматывалась и принимала все конфликты близко к сердцу. 

Вся ответственность за проект лежит на РМ, поэтому претензии и требования выдвигали Але. Также бывают сложные и незапланированные задачи. Сейчас Аля спокойно делегирует или распределяет их, а в первые месяцы работы Аля весь груз тащила на себе. Из-за этого страдали задачи первые по приоритетности. 

Но, как отмечает сама Аля, ей нравиться заниматься управлением: принимать решения, руководить командой, координировать и контролировать. А еще, ей очень нравится проект, и, поэтому, она схватывала всё на лету, была проактивной и коммуникабельной.. 

Рroject-менеджеры больше всего востребованы в сферах IT, строительстве, реклама, или в международных компаниях, где работа состоит из проектов. Сейчас на сайте Work.ua открыто более 300 вакансий для РМ в ІТ. 

Что нужно уметь и делать 

Между собой project-менеджеры шутят, что управлять проектами так же легко, как ездит на велосипеде. Который горит. И ты горишь, и все вокруг тоже горят. 

PM видит проект целиком, не поддается на провокации со стороны заказчиков, управляет рисками и понимает потребности руководства. Работа project-менеджера достаточно стрессовая. PM должен учитывать интересы разных сторон.

Заказчик

Есть компании, в которых РМ не общается напрямую с клиентом, а курирует внутренние проекты. Но также есть РМ, задача которых общаться с клиентом напрямую. Например, в рекламном агентстве есть несколько команд, которые работают над разными проектами. В таком случае у каждой команды есть РМ, который представляет команду и передает все пожелания, замечания клиента. Заказчик хочет получить в итоге продукт, который его устроит. И если он останется недовольным – всех собак повесят не на копирайтера, дизайнера или разработчика. Виноват будет project-менеджер. РМ узнает мнение клиента, ведет с ним переписку и передает команде все пожелание. 

Команда

РМ должен следить за мотивацией внутри команды, решать конфликты и правильно передавать информацию от заказчика команде и внутри команды. Например, если в команде есть токсичный человек, рядом с которым другим участникам работать тяжело – РМ должен решить этот вопрос. 

Компания 

Проект должен принести прибыль. Если в итоге проект получился убыточным, все вопросы к project-менеджеру. Также, если РМ занимается только внутренними проектами, и не  общается с клиентом, то он отвечает за отношения команда-руководство. Компания ставит задачу и инициирует проект, а задача РМ – донести эту идею команде, расписать этапы работы и роли в команде и менеджерить этот процесс. 

РМ также важно развивать личные качества, которые помогут ему и команде проехать на этом горящем велосипеде и создать продукт: 

Умение слышать. Слышать заказчика, команду и помнить о своих обязанностях. 

Как говорят, что за умения слышать и слушать отвечают разные органы. Слышать — функция мозга, а слушать – уха. РМ должен услышать что от него хочет руководство, чего не хватает команде и какие требования клиента. 

Быть внимательным к людям, с которыми работаете. 

Задач у РМ много, и, чтобы выполнить проект вовремя, не выходя за рамки ресурсов, нужно грамотно настроить работу команды. Project-менеджер выполняет в своей команде роль НR: общается с командой, умеет мотивировать, решить конфликт и найти подход к каждому. 

Постоянно прокачивать свои навыки в менеджменте и планировании. 

Одна из функций РМ – на стадии планирования спрогнозировать риски, рассчитать ресурсы, и спрогнозировать возможные трудности и придумать методы их решения. Исходя из этого строится план проекта, на которые ориентируются в работе. 

PM словно сшивает отдельные работы над проектом в один, а также ведет документацию и общается с клиентами. Чтобы привести команду к успеху важно развивать личные и профессиональные навыки. 

Планирование

РМ должен работать в рамках “проектного треугольника”: задачи — сроки — ресурсы. РМ должен уметь спланировать все грамотно, чтобы не тратить ресурсы, время своё и команды, а также, показать результат в срок. Рroject-менеджеры применяют разные методики планирования: GTD по Дэвиду Аллену или 1-3-5, созданные самостоятельно фишки и привычки, чтобы строить планы и не помнить о всех задачах. Еще один метод планирования, который поможет визуализировать всю работу по проекту – это диаграмма Ганта. В этом инструменте можно содержать информацию о сроках, исполнительных лицах, задачах и ресурсах. Туда можно добавить бюджет, комментарии и дополнительные требования, а также просчитать к какому делу приоритетнее всего приступать. 

Задачи нужно расставлять по приоритетности, и раздавать их сотрудникам. Можете применять любую методику планирования, главное, чтобы она подходила вам и устраивала вашу команду. 

Управление документацией

РМ структурирует всю работу в документ и ведет бюджет проекта. Документация является наиболее успешным методом контроля разных этапов проекта. 

Минимальный набор документов для проекта: 

• Устав проекта – чтобы зафиксировать условия сотрудничества заказчика и исполнителя; 
• План управления проектом – здесь подробно описано как проект будет осуществляться и каким образом его будут контролировать; 
• Техническое задание – функциональные требования к проекту; 
• График проекта – список дат и событий; 

Коммуникация

Если ваша компания работает на международном рынке, то РМ должен владеть иностранными языками на уровне B2 — C2 (upper-intermediate -fluent). 

РМ также важно уметь работать в условии многозадачности – держать в голове несколько дел, помнить о проблеме дизайнера, когда общается с инвестором, а после встречи дать задание отвезти сломанные компьютер бухгалтера в сервис. 

РМ должен грамотно управлять рисками проекта и уметь правильно доносить их клиенту. Советуем книгу «Договориться можно обо всем», «Домовлятися завжди»,«Искусство переговоров». 

Менеджмент

Проводить интервью, решать конфликты, управлять командой удаленно, формировать требований к команде, учитывать интересы различных групп людей, вежливо и понятно излагать мысли – это всё задачи project-менеджера. 

Если планируете стать РМ, подпишитесь на профильные  каналы в Telegram для РМ , чтобы лучше понимать специфику работы и вникнуть в детали.

Где учиться на РМ

Компаниям важно, чтобы проектный менеджер понимал теорию и был хорош на практике. Не сильно важно, это высшее образование или курсы, но образование играет роль . Мы создали подборку ВУЗов, в которых можно получить образование по специальности “Управление проектами”:

Сразу после выпуска из университета РМ могут не идти работать в McDonalds, так как многие компании ищут именно интерна – менеджера на испытательный срок. 

Карьерная лестница Project Manager

Intern – стажер на испытательном сроке – помощник для всей команды, приносит кофе, внимательно наблюдает за работой и запоминаетчто происходит; 

Junior – менеджер после испытательного срока, помощник Team Lead – может озвучивать свои идеи для реализации проекта, все также помогает всей команде в мелких задачах;

Upper Junior – под руководством лидера проекта может вести ограниченное количество проектов – разбирается в реализации проектов, контролирует некоторые задачи и вносит коррективы, советуясь с руководством;  

Middle – РМ, который полноценно выполняет свои функции – умеет делегировать полномочия, грамотно распределяет работу в команде, ведет документацию, корректирует работу коллег; 

Team Lead – руководитель команды проектных менеджеров – координирует работу всех РМ, определяет сроки и управляет бюджетом. 

РМ могут нанять или вырастить внутри компании. Рroject-менеджерами становятся стажеры, разработчики, администраторы и ассистенты. В будущем РМ может занять должность руководителя проекта, топ-менеджером или оставаться на позиции РМ, но работать с более сложными и большими проектами. 

Чтобы выучиться на РМ можно пройти онлайн курсы на Coursera, Prometheus, в зарубежных вузах:

1. Stanford University “Idea to Market Entrepreneurship program” 
2.  University of Alberta “Software product manager specialization” 
3. Stanford University “Fundamentals of PM” 
4. University of California, Berkeley “PM Studio program” 
5. University of Virginia “Digital PM: modern fundamentals” 
6. RMIT University “PM”

Команда: Таня Тадай/ Автор; Евгения Степаненко/Иллюстратор.