загрузка...

5 шагов, чтобы исключить финансовый бардак в бизнесе

Влад Анисимов

3 из 4 стартапов закрываются. Из них 30% — потому что владелец и финансовый менеджер не справились с управлением финансами (Startup Genome Report). 

Вместе с Алёной Мысько, куратором программы PRODIGY FINANCE 3.0, подготовили инструкцию: как руководителям и владельцам бизнеса справиться с хаосом в финансах. 

Что такое финансовый хаос: как себя проверить

Именно так думают многие CEO и собственники бизнеса. Кажется, что в финансах сложно разобраться: не ясно, с чего начать; какие данные и как собирать; скучно сводить все цифры вручную. В итоге руководитель берется за них, когда уже стало совсем плохо: нечем платить зарплату сотрудникам, появились долги перед партнерами, банк намекает, что вот-вот начнет отнимать имущество. До этого момента все вопросы и проблемы решает финансист и бухгалтер, а CEO принимает решения интуитивно. 

Как понять, что в вашей системе учета что-то не так

Проверьте себя по этому чек-листу. Чем больше пунктов совпадает, тем тревожнее ситуация для вашего бизнеса. Стоит переходить к изменениям: налаживать учет, устранять ошибки, контролировать показатели и ориентироваться на них, чтобы бизнес развивался.

1Бухгалтер фиксирует не все переводы. В отчетности не зафиксировали  поступления или расходы.
2У вас нет платежного календаря на неделю и месяц. Вы платите, когда уже выставлен счет и интуитивно расставляете приоритеты по оплатам. 
3Периодически возникают кассовые разрывы: вы не можете рассчитаться вовремя с сотрудниками, партнерами, оплатить аренду офиса или заплатить поставщикам.
4Прибылью своего бизнеса считаете деньги на счету, которые остались в конце месяца после всех расходов. 
5Не делаете прогнозы по финансам или они не сбываются. Планы не срабатывают, команда теряет мотивацию. 
6Расходами считаете то, что уже оплатили, а доходами — те деньги, которые поступили на счет. 
7Формируя цену продуктов и услуг, вы опираетесь только на рынок и конкурентов. Не учитываете все затраты на производство: комплектующие, логистика, время сотрудников. 
8Вся отчетность вашей компании разбросана по разным таблицам, системам и сервисам. Приходится вручную собирать все данные в одном месте, чтобы вывести главные показатели.
9Вы не знаете реальную прибыльность компании по месяцам, темпы роста.  
10Не понимаете, какую часть прибыли можно взять из бизнеса, какие могут быть риски, на что это повлияет. 

Если хотя бы 2 пункта про вас, присмотритесь к инструкции ниже. Это 5 шагов, которые должны вывести вас из группы «Бизнес как-то существует, в группу «Понятно, как работать и расти».      

Шаг 1. Уберите лишнее и внедрите современные инструменты для учета

Когда у вас нет бухгалтерии, контроля денег, учета всех переводов, остальные шаги не имеют смысла. Алёна Мысько советует перейти из десятков разных Excel-таблиц к финансовым программам или хотя бы связать все таблицы между собой.

Главное: свести все источники переводов, расчетов в одну систему и синхронизировать.

Можно использовать сервисы Xero, Zoho Books, Finmap или подобные. В них есть разные интеграции и дополнения для аналитики, продаж, маркетинга. Например: если у вас маркетинг-агентство или юридическая компания, можно дополнить Xero расширением WorkflowMax. В нем есть трекер времени, затраченного на задачу или проект. Так вы сразу увидите, сколько денег уходит на оплату сотрудников, и сможете определить проблемные места. Улучшить бизнес-процессы, чтобы снизить себестоимость, повысить квалификацию сотрудников, пересчитать стоимость услуг. 

Преимущества подобных сервисов:

  1. Рассчитаны на управленческий учет — в них уже заложены главные отчеты для руководителя и CEO: P&L (Отчет о прибыли и убытках), Cash Flow (Отчет о движении средств), Баланс.
  2. Автоматизированы — подтягивают данные из вашей CRM, учета склада и производства, сайта. Например: клиент оплатил доставку суши на вашем сайте. Эти данные синхронизировались с сервисом, отобразились в транзакциях, изменили показатели в P&L, Cash Flow, Балансе. 
  3. Интуитивно понятны — первые несколько месяцев вы, ваш бухгалтер и финансист будут привыкать, но потом снизится и количество ошибок, и количество головной боли от сведения отчетов. Сервис сам будет генерировать ключевые показатели из всех данных о ваших финансах. 

Шаг 2. Планируйте свой рост и финансы

Без плана ваша компания или развивается хаотично, или планирует провал.

Как составить план

  1. Проведите стратегическую сессию с командой, чтобы определить долгосрочные и краткосрочные цели. Например: выйти на оборот в $1 млн к 2023 году, привлечь 50 новых клиентов до конца 2020 года. 
  2. Составьте дорожную карту развития: что конкретно и кто в компании будет делать каждый месяц, чтобы прийти к этим целям. Например: запустить мобильное приложение в августе, увеличить в 1.5 раза количество заявок с сайта и таргетированной рекламы в сентябре, принять участие в выставке девелоперов в октябре. 
  3. Спланируйте прогноз продаж по нескольким сценариям: пессимистичный, оптимальный, оптимистичный. Укажите, какие факторы и как именно будут влиять на это: маркетинг, продажи, PR, активность на мероприятиях. 
  4. Пропишите затратную часть бизнеса: какие расходы будут постоянным, что будет расти вместе с ростом дохода. Например: вы занимаетесь консалтингом,  разрабатываете бизнес-планы и сопровождаете стартапы. Среди услуг есть разработка сайтов, которую делают партнеры. С ростом дохода за счет этих продаж будут расти и расходы — % который получает подрядчик. 
  5. Закладывайте в бюджет, минимум, 10% на непредвиденные расходы. Со временем вы поймете, как эту сумму корректировать: уменьшать или увеличивать, в зависимости от показателей. 
  6. Планируйте доходы и расходы не только на месяц, квартал, год, но и на неделю. Это помогает предотвратить кассовые разрывы. 

Шаг 3. Анализируйте

Порядок в финансах нужен, чтобы правильно анализировать показатели и принимать решения. P&L, Cash Flow и Баланс — ваш ориентир, когда что-то идет не так. Например: в определенные дни количество и сумма продаж проседают. Отслеживая это в финансовой отчетности, можно определить, что проблема в рекламе, трафике или конкретном менеджере, который работает именно в эти дни. 

CEO и руководителю нужно следить за главными показателями каждый день, неделю, месяц. 

На что именно смотреть в финансовых показателях и как часто

Каждый деньКаждую неделюКаждый месяц
Количество и сумма продажПлан/факт поступлений и расходов за неделюCash Flow — сколько получили, потратили и сколько осталось на счету
Фактические оплаты от клиентовПлан оплат и поступлений на следующую неделюАнализ кредиторской и дебиторской задолженности: что должны вы (рассчитаться с поставщиками, оплатить аренду), а что должны вам: оплаты от клиентов, возврат от подрядчика
Остаток средств на счетахХватает ли денег на все расходы: на зарплату, аренду, кофе и печеньки, закупку у поставщиковАнализ прибыльности компании и отдельных проектов
Загруженность команды: насколько отклоняется от плана, каких сотрудников не хватает, а кто не загружен и на половину, но получает полную зарплату
План на следующий месяц: нужно ли вносить изменения, учитывая показатели
Сколько денег нужно оставить в бизнесе, сколько безопасно можно забрать

Шаг 4. Считайте всё

Чтобы оптимизировать расходы, правильно просчитать затраты на продукт и сформировать правильную цену, нужно считать всё, что возможно.

Как правильно рассчитать затраты на продукт или услугу и вывести себестоимость. 

Например, если вы работаете в сфере услуг, вам нужно определить:

  1. Во сколько компании обходится каждый специалист — зарплата за месяц. 
  2. Дополнительные расходы на содержание каждого сотрудника: рабочий ноутбук, место в коворкинге, печенье, кофе, абонемент на обеды. 
  3. Сколько длится отпуск сотрудников — сколько нерабочих дней нужно покрыть за счет компании. 
  4. Насколько загружены сотрудники в % или проектах: минимальная, максимальная, средняя за последние несколько месяцев. 
  5. Во сколько обходится час рабочего времени каждого сотрудника в зависимости от загруженности. 
  6. На какую прибыльность вы хотите вывести компанию. 
  7. По какой стоимости вы предлагаете час рабочего времени специалиста или команды.

Шаг 5. Вынимайте деньги из бизнеса правильно

Распространенная ошибка — смешивать личные деньги со средствами компании. Руководитель приходит в бухгалтерию и говорит: «Таня, выдай мне из кассы 25 000 грн». Потом оказывается, что этой суммы не хватило для оплаты услуг по маркетингу на аутсорсе. Рекламная кампания остановилась, у отдела продаж не хватает заявок, продажи упали. 

Чтобы избежать проблем со смешивание личных денег и средств компании: 

  • пользуйтесь личным счетом;
  • если занимаетесь операционной деятельность, назначьте себе зарплату и фиксируйте её в своей финансовой системе: должность — CEO, зарплата — 40 000 грн; 

Если не занимаетесь операционной деятельностью и не назначаете себе зарплату, вы просто распределяете дивиденды.   

Как правильно распределить дивиденды:

  1. Определить реальную прибыль на конец месяца. Для этого нужно свести P&L, Cash Flow и Баланс или использовать сервисы со встроенной аналитикой вроде Finmap, Zoho Books, Xero. 
  2. Не забирать всю прибыль себе — оставлять средства на покрытие операционных расходов: аренду офиса, коммунальные услуги, зарплату сотрудников, закупку сырья. 
  3. Откладывать на резерв хотя бы 10% — в будущем можно изменить эту сумму в зависимости от показателей за последние 6-12 месяцев. 

Постарайтесь построить реалистичный план, как это внедрить в своем бизнесе. Начните с самого первого шага — выберите систему для финансового учета, обучите сотрудников работе с ней. Дальше на каждый шаг понадобится 1-2 месяца. Со временем финансы будут меньше пугать. Управленческий учет и главные показатели будут помогать вам управлять бизнесом: расти в прибыли, реже вкладывать свои деньги в бизнес или брать кредиты, безопасно распределять дивиденды.

Команда: Влад Анисимов / Автор, главный редактор; Антон Синица/Иллюстратор.

5 1 голос
Рейтинг статьи
guest
0 комментариев
Межтекстовые Отзывы
Посмотреть все комментарии
Читайте также

465 0

Курс-симулятор SUDO — будущее образования

Хочу открыть свой бизнес. Что нужно знать про финансы

2379 0

Oкей, SUPERLUDI. Хочу открыть свой бизнес. Что нужно знать про финансы?

Подписаться