Как вести финансовый учет, если Excel и бардак надоели

«О нет, в финансах я разбираться не буду, это сложно. Найму бухгалтера, пусть сам все делает». Или так: «На счету деньги есть, на зарплаты и закупку товара хватит, значит все ок». Так мыслят очень многие предприниматели из сегмента малого и среднего бизнеса. А потом находят дыры в своем бюджете и вдруг узнают, что годами тратили сотни тысяч гривен в никуда.

Финансовый учет нельзя делегировать полностью, даже самому лучшему специалисту. Но и разбираться в цифрах на уровне финдиректора или экономиста бизнесмену необязательно. В этом уверен Александр Соловей, соучредитель сервиса по управлению финансами для малого и среднего бизнеса Finmap. Специально для блога Superludi он рассказывает, как найти «золотую середину» и правильно вести финансовый учет.

Показательные кейсы про финансовый учет для предпринимателей

История №1: без контроля ваши деньги могут забирать себе сотрудники

Один наш клиент-девелопер строит жилой комплекс на 500 квартир, его оборот — десятки миллионов в год. У компании было два учредителя, и финансовый отчет они не вели. Большинство текущих оплат делала офис-менеджер: брала деньги у собственников на оплату канцелярии, аренду офиса, закупку разных товаров и другие расходы. Девушке доверяли, и деньги фактически доставали из кармана по ее требованию. А потом основатели решили начать считать.

Когда мы внедрили систему финучета, обратили внимание, что некоторые затраты были задвоены. Оказалось, что сотрудница брала деньги на одну и ту же покупку у обоих учредителей. Те такие мелочи между собой не обсуждали. А суммы были не настолько большими, чтобы без строгого финучета заметить, что что-то не так. В результате мы насчитали, что таким образом из бюджета компании испарились около 250 тысяч гривен. А может и больше: точно посчитать невозможно, ведь учет полноценно не вели.

История №2: без планирования можно не только не заработать, но и влезть в долги

Одно диджитал-агентство отлично стартовало, и заказы повалили рекой. Собственник платил огромные бонусы своим сотрудникам — они получали от 2 до 10 тысяч долларов в месяц. Все были счастливы, и работа кипела.

Учет в компании не вели: все считали, раз денег хватает, значит их можно не считать. Но в один момент компании не хватило средств, чтобы оплатить рекламную кампанию. Нужно было заплатить $50 тысяч, а их не было. 

Дело в том, что никто не планировал, сколько денег нужно оставить на эту статью расходов. В конце месяца всем заплатили бонусы, а на маркетинг не осталось ничего. Реклама остановилась и доходы резко упали в ноль. На восстановление бизнеса понадобилось 8 месяцев. Пришлось взять невыгодный кредит (порядка 20% годовых в долларах), чтобы влить оборотные деньги и обратно раскачать рекламу. В итоге вся чистая прибыль на протяжении полугода полностью уходила на погашение долга.

Почему знать, сколько тратишь и зарабатываешь — мало

Эти кейсы — о страхе бизнесменов перед цифрами. По моим наблюдениям, есть два типа предпринимателей.

— Первые — смотрят только остаток денег на счету, и то ситуативно. Например, перед закупкой товара или оплатой какой-то услуги. А к концу месяца со страхом наблюдают за своими банковскими счетами: соберется ли там нужная сумма на зарплаты и аренду? Так себе тотализатор.

— Вторые — любят метрики и смотрят еще ряд параметров: точку безубыточности текущего месяца, постоянные и переменные затраты, выручку с разбивкой на менеджеров или продукты, кредиторку/дебиторку. А еще количество новых лидов, средний чек и количество чеков. Все это помогает держать руку на пульсе и грамотно принимать решения.

К сожалению, бизнесменов, у которых бардак в финучете, довольно много. Самодельные или скачанные из интернета таблички, отсутствие категорий и подкатегорий учета, да и в целом не сильно высокий уровень знаний в этой теме — все это приводит к проблемам. Иногда — большим. А иногда — и вовсе к банкротству. 

Финучет компании — как приборная панель современного автомобиля. Она покажет сколько бензина в баке, и сколько километров вы уже проехали, в порядке ли уровень масла и с какой скоростью сейчас вы несетесь к пункту назначения. А если будут проблемы с двигателем или тормозами — подаст сигнал, что это нужно исправить. Только представьте, если бы всю эту информацию вы бы измеряли «на глаз». С таким подходом далеко не уедешь. 

Как нужно вести финансовый учет компании

Вот несколько вопросов, на которые собственник бизнеса должен отвечать себе каждый день: 

• Насколько рентабелен бизнес? 
• Насколько больше прибыли получит компания, если средний чек поднять на 10%?
• Сколько мы должны поставщикам?
• Можно ли клиентам дать отсрочку платежа на 15 дней?
• Что будет, если нанять дополнительных сотрудников? 
• Сколько можно потратить на рекламу в этом месяце?
• Какую сумму я могу выделить на дивиденды? 

Чтобы получить ответы на эти вопросы, и нужен грамотный финучет. Ни в коем случае не утверждаю, что собственнику надо знать все на уровне финменеджера или финдиректора. Но базовые понимания должны быть обязательно. 

Один из самых важных показателей для малого бизнеса — точка безубыточности. Это точка, в которой ваши доходы равны вашим расходам, а ваша прибыль равна нулю.

До какого-то момента у вас в бизнесе выручки недостаточно, для того чтобы перекрыть убыток. Но есть точка, в которой выручка равна общей сумме расходов. Это и есть точка безубыточности. После нее бизнес начинает получать прибыль. 
Точка безубыточности — это «ватерлиния» вашего бизнеса. Если ее не отслеживать — корабль может утонуть. Эту точку полезно знать, чтобы ориентироваться, ниже какого объема продаж вы попадаете в убыток. Это знание можно использовать, чтобы отследить, выйдете вы на прибыль в этом месяце или есть риск убытка. И принимать соответствующие решения: активизировать продажи, или сократить расходы.

Почему нельзя просто делегировать всё бухгалтеру, даже если вы гуманитарий и в финансы вообще не хочеться

Ведение финансового учета в компании — не менее важная задача, чем маркетинг и продажи. Большинство неопытных собственников считают, что финансами должен заниматься бухгалтер. Кажется логичным, ведь бухгалтер имеет доступ к счетам, ведет учет, знает какие доходы и расходы есть у бизнеса.

Все это так. Бухгалтер действительно работает с цифрами вашего бизнеса. Но его основная цель — правильно начислить и вовремя заплатить налоги. А вовсе не поддерживать бизнес в здоровом состоянии. Бухгалтер не обязан планировать, анализировать и контролировать показатели. 

Плохая новость: финансы — это далеко не только бухгалтерия. Финансовые вопросы компании делятся на несколько категорий:

• Бухгалтерия и налоги
• Управленческий учет и отчетность
• Планирование финансов
• Финансовый анализ
• Принятие финансовых решений
• Финансовый контроль

Управленческий учет — это учет ежедневных операций в бизнесе, который позволяет собственнику видеть ситуацию целиком. Учет обычно ведут сотрудники, каждый на своем участке:

— Менеджеры — учитывают обязательства по договорам;
— Кладовщик — остатки на складах;
— Отдел закупки — обязательства перед поставщиками;
— Финансовый директор или финансовый менеджер — следят за тем, чтобы все было верно учтено и сводят в единую отчетность и предоставляют ее собственнику.

Все эти задачи по сбору и группировке данных можно делегировать. А еще лучше — максимально автоматизировать. Но полностью делегировать финансы — опасно. Я часто наблюдаю, когда в компанию приходят финансисты извне и создают в Excel большой космический корабль, от которого собственнику становится еще сложнее, и он еще раз убеждается что финансы — это «не моё». Как результат — теряет контроль над происходящим в компании.

Поэтому только собственник должен отвечать за финансы своего бизнеса в целом, анализировать и контролировать уровень продаж, принимать финансовые решения и распределять бюджет: сколько выделять на фонд оплаты труда и на закупки.  У кого в руках настроенный учет — у того системно работающий бизнес.